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Tipps der VILLA LEONHART – Fehler, die Sie bei Ihrer Hochzeitsplanung vermeiden sollten

Ob wir bei unserer Hochzeitsplanung wirklich an alles gedacht haben, wissen wir oft erst, wenn es schon zu spät ist.

Häufig liegt es daran, dass wir den Arbeitsaufwand der Hochzeitsplanung einfach unterschätzen. Grade wenn man zum ersten Mal eine Hochzeit plant, ist es hilfreich, ein paar Tipps & Tricks von Profis zu erhalten. Gerne teilen wir hier unsere Erfahrungen, welche wir durch die Planung und Organisation einer Vielzahl von Hochzeiten bei uns in der Hochzeits-Location VILLA LEONHART sammeln konnten, mit Ihnen:

  • Planen Sie ausreichend Zeit ein

    Die schönsten Locations sind in der Regel auch am schnellsten ausgebucht. Vor allem, wenn Sie sich eine Hochzeitsfeier in der Sommersaison wünschen, sollten Sie frühzeitig, am besten mindestens ein Jahr vorher, mit Ihrer Hochzeitsplanung bei der Location-Suche beginnen.
    Auch Ihre First-Choice-Dienstleister, wie Floristen und Konditoren, sollten Sie frühzeitig anfragen, um sicherzustellen, dass Sie nicht auf Alternativen umsteigen müssen. Zur Unterstützung kann eine Wedding-Planerin sehr hilfreich und entlastend sein. Auch Locations haben oft Dienstleister, mit denen sie bereits gute Erfahrungen gemacht haben, fragen Sie also am besten auch hier einmal.

  • Informieren Sie Ihre Gäste rechtzeitig

    Ihre Gäste können so ihre Urlaubspläne dementsprechend anpassen oder gegebenenfalls rechtzeitig absagen. Vor allem bei der Location Suche ist eine ungefähre Gästezahl wichtig, denn eine Location, die sich großartig für 60 Gäste eignet, bietet nicht unbedingt den nötigen platz für 120. Im Idealfall klären Sie mit einem Teil Ihrer Gäste bereits potenzielle Termine ab, bevor Sie sich auf ein Datum festlegen, um so ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Ihre Gästeanzahl am Ende in etwa ausfallen könnte.

 

  • Fragen Sie aktiv bei Ihren geladenen Gästen nach

    Ist die Einladung vielleicht verloren gegangen? Oder gibt es Gäste, die erst noch ein paar Termine abklären mussten, bevor sie fest zusagen können? Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig eine Rückmeldung erhalten, um die Gästezahl auch an Ihr Catering, Ihre Location und weitere Dienstleister, für die diese Information von Bedeutung sein könnte, weiterzugeben.

 

  • Achten Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste

    Natürlich handelt es sich um Ihre Hochzeitsfeier- ein Fest, dass Sie ganz nach Ihren Wünschen und Vorstellungen gestalten sollten. Vergessen Sie jedoch nicht, an die Grundbedürfnisse Ihrer Gäste, wie Getränke und Essen, zu denken. Falls ein paar Ihrer Gäste längere Anreisen haben sollten Sie Snacks, wie Fingerfood, und Getränke für Zwischendurch einplanen. Falls Kinder dabei sind, besorgen Sie am besten ein paar Spiele oder organisieren Aktivitäten, die diese ein wenig beschäftigt. Auch eine professionelle Kinderbetreuung kann sich, falls besonders viele anwesend sind, sehr lohnen und so auch Ihre kleinen Gäste glücklich machen. Auch einen Feier-Marathon von 10.00 Uhr morgens bis 3.00 Uhr nachts ohne Pausen sollte man sich gut überlegen. 😉

 

  • Haben Sie immer einen Plan B für schlechtes Wetter

    Ihre Traumhochzeit ist vielleicht an einem Strand oder in einer Outdoor Location geplant? Sie würden gerne eine Freie Trauung im Grünen feiern? Denken Sie bei Ihrer Hochzeitsplanung daran, dass wir zwar die Kontrolle für vieles übernehmen können, nicht jedoch für das Wetter. Lassen Sie sich von Ihrer Location beraten, was die besten Alternativen für schlechtes Wetter sind und sorgen Sie dafür, dass diese für den Fall der Fälle bereitstehen.

 

  • Suchen Sie sich für die wichtigsten Detail Profis

    Wir alle haben Hobby-Konditoren, -Fotografen und -Floristen in unseren Freundeskreisen. Das heißt jedoch noch lange nicht, dass wir diese für unsere Hochzeit beauftragen müssen. Falls Ihnen der persönliche Stil des jeweiligen Bekannten vielleicht nicht gefällt, oder Sie bereits Ihren Traum-Dienstleister gefunden haben, sollten Sie das auch so offen kommunizieren. Es ist Ihr besonderer Tag und somit Ihre freie Entscheidung. Oftmals ist die beste Wahl auch die Offensichtliche: wenden Sie sich an die jeweiligen Profis und vermeiden Sie so Ergebnisse, mit denen Sie nicht zu 100% glücklich sind.

 

  • Geben Sie die Arbeit an Ihrem Hochzeitstag ab

    Wir können das sehr gut verstehen- Sie möchten sichergehen, dass alles perfekt abläuft. Suchen Sie sich also rechtzeitig eine organisatorische Unterstützung, wie Ihre Trauzeugin oder eine gute Freundin oder vielleicht sogar einen Elternteil. Weisen Sie diese Person genausten ein und übergeben Sie Ihr die Verantwortung am Tag An Ihrem großen Tag sollten Sie durchatmen und alles genießen können, also haben Sie keine Angst davor, etwas abzugeben. Sie sind der Star-Gast! Solange Sie die richtige Person für diesen Job wählen, wird diese sich die größte Mühe geben, Ihren Anforderungen gerecht zu werden oder diese vielleicht sogar zu übertreffen.

 

  • Behalten Sie Ihr Budget im Auge

    Niemand möchte bei der Hochzeitsplanung an Geld denken. Jedoch müssen Location, Dienstleister und alle Extras natürlich auch bezahlt werden. Sorgen Sie dafür, dass Sie alle Kosten im Auge behalten, am einfachsten mit einer Excel Tabelle und vermeiden Sie so böse Überraschungen.

Wir hoffen, Ihnen bei Ihrer Hochzeitsplanung mit unseren kleinen, aber feinen Tipps weiterhelfen zu können!

Ihr Event-Team der VILLA LEONHART im Park am Rhein

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