Auch wenn dem Organisator das Ziel oder der Zweck des Teammeetings meist klar ist, muss dies bei den Teilnehmenden nicht auch der Fall sein. Die Frage danach, was die Themen im Teammeeting sein sollen, ist meist eine der ersten, die bei den Teilnehmenden aufkommt. Überlegen Sie sich im Vorfeld, was genau der Schwerpunkt und vor allem das Ziel des Teammeetings sein soll und welche – häufig auch damit zusammenhängenden – Themen besprochen werden sollen (und welche nicht). „Überfrachten“ Sie die Agenda allerdings nicht. So erleichtern Sie es den Teammitgliedern, sich an die wesentlichen Punkte des Teammeetings zu erinnern und diese umzusetzen.
Definieren Sie vorab den Kreis der Teilnehmenden. Achten Sie hierbei idealerweise darauf, dass die Gruppengröße überschaubar bleibt. Laden Sie zu dem Meeting Personen ein, die von den besprochenen Themen betroffen sind. Bei einigen Personen reicht es möglicherweise, sie im Anschluss über die wichtigsten Ergebnisse zu informieren. Mit einem überschaubaren, relevanten Personenkreis halten Sie das Meeting interessant und die Resonanz der Teilnehmenden hoch.
Informieren Sie die Teilnehmenden des Meetings rechtzeitig über Ort und Zeit sowie über die inhaltlichen Themen. Dies beugt Spekulationen vor, ermöglicht Transparenz und gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit, gewünschte Themen zu ergänzen. Auch eine eventuelle Vorbereitung seitens der Teilnehmenden auf gewisse Agendapunkte ist so möglich.
Wesentlich hierbei ist, dass Sie die Teilnehmenden ernst nehmen und Hinweise, Wünsche u.a. wertschätzend aufnehmen. Dies ist die Basis für eine gute Zusammenarbeit im Team.
„Wer es eilig hat, sollte langsam gehen.“ lautet ein bekanntes Sprichwort. Ein Teammeeting zeitlich zu knapp zu bemessen, sendet oft ungewollt negative Signale an das Team. Auch, es notgedrungen zwischen andere Termine zu schieben, führt häufig nur zu gestressten Teilnehmenden statt zu produktivem Zusammensitzen. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Teammeetings, planen Sie realistisch und kalkulieren Sie mögliche Verzögerungen mit ein.
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Die Nachhaltigkeit von Teammeetings ist zentral. Notieren Sie die wichtigsten Erkenntnisse, Vereinbarungen oder Ergebnisse am Flipchart oder am Screen. Oder lassen Sie eine Person benennen, die sich bereits erklärt, kurz und prägnant Protokoll zu führen. WER tut WAS bis WANN lautet dabei die zentrale Frage. So vermeiden Sie nicht nur, dass besprochenen Punkte untergehen, sondern auch, dass gewisse Themen mehrfach behandelt werden.
In welchen Abständen finden ihre Teammeetings statt? Finden Sie gemeinsam einen Rhythmus, der aus Sicht Aller sinnvoll und umsetzbar ist. Sie und Ihre Teilnehmenden wissen so jederzeit, welche Zeiträume Sie sich für die nächsten Teammeetings freihalten sollten und können andere Termine dementsprechend planen.
Je nach Länge und Rahmenbedingungen des Meetings sollten Sie auch die Verpflegung Ihrer Teilnehmenden berücksichtigen. Handelt es sich um ein längeres Meeting am Nachmittag, steigern Kaffee und Obst oder kleine Snacks die Arbeitsfähigkeit der Teilnehmenden. Findet das Meeting am Vormittag statt und ist nur für einen kurzen Zeitraum angesetzt, ist eine Verpflegung in den meisten Fällen nicht notwendig.
