Bei der Organisation Ihrer Firmenveranstaltung tragen Sie viel Verantwortung. Ob Tagung, Konferenz, Seminar oder sonstige Events – bei der Planung erfolgreicher Veranstaltungen gibt es viel zu beachten. Welche die größten Fehler sind und wie Sie diese vermeiden, damit Ihr nächstes Event zum Erfolg wird, verraten wir Ihnen hier:
Bei der Planung von Events gilt immer: Je früher Sie starten, desto besser. Denn wer früh mit der Organisation beginnt, ist bei der Gestaltung flexibler. Zumal sich die optimale Location für das Event oft erst während der Planung herausstellt. Eine rechtzeitige Kontaktaufnahme für die passende Location steigert die Chancen für die Verfügbarkeit und bewahrt Sie davor, auf Notlösungen zurückzugreifen.
Der perfekte Ort für Ihre Veranstaltung soll nicht nur repräsentativ sein, sondern auch zu Event und Unternehmen passen. Die Größe und das Thema des Events spielen hier eine entscheidende Rolle. Wenn Location, Event und Gäste harmonieren, ist die erste Grundlage für Ihre erfolgreiche Veranstaltung bereits geschaffen.
Viele Veranstaltungsplaner vernachlässigen einen strukturierten und durchdachten Aufbau der Veranstaltung. Dieser sollte gut überlegt sein. Nicht nur, um die Veranstaltung interessant und abwechslungsreich zu gestalten, sondern auch, um den Teilnehmenden einen tatsächlichen Mehrwert zu bieten. Ob Anregungen zu Gruppendiskussionen oder -arbeiten, Aktivierungsübungen, Vortragsthemen in verschiedenen Räumen oder Outdoor-Elemente – je nach Veranstaltungsart und -ziel sind die Möglichkeiten einer interessanten Gestaltung vielfältig.
Werden Sie sich darüber bewusst, welcher Veranstaltungscharakter herrschen soll. Dabei können Checklisten helfen: Wird es Vorträge geben, oder hat das Event doch eher einen Workshop-Charakter? Ist der Anlass formell, oder soll eine lockere Atmosphäre herrschen? Steht der Charakter der Veranstaltung fest, können die Anzahl der Teilnehmenden sowie die benötigte Größe und Ausstattung der Location schnell bestimmt werden.
Fragen Sie die Verfügbarkeit der Veranstaltungstechnik frühzeitig an Ihrem Veranstaltungsort an. Nicht vorhandene Technik oder fehlendes Equipment kann – bei rechtzeitiger Planung – meist problemlos organisiert und bereitgestellt werden. Hierdurch wird unnötiger Stress vermieden und die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Veranstaltung steigt enorm.
Ihre Veranstaltung ist nur erfolgreich, wenn sich die Teilnehmenden wohlfühlen und die Veranstaltung als Bereicherung empfinden. Nutzen Sie die Meinung der Teilnehmenden für die Planung des nächsten Events und erstellen Sie rechtzeitig einen Feedback-Bogen. Dieser hilft Ihnen, die Veranstaltung auszuwerten und zukünftige Veranstaltungen zu optimieren. Bedenken Sie: Bei einem Fragebogen ist Anonymität sehr wichtig, um ein möglichst offenes und ehrliches Meinungsbild zu erhalten.
Sie haben Fragen zu Ihrer bevorstehenden Veranstaltung? Kontaktieren Sie gerne das Event-Team der VILLA LEONHART, wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite!
